Фиксация объема оказанных услуг и их стоимости
Факт оказания нашей фирмой услуг и их объем обязательно фиксируется в Акте об оказанных услугах за соответствующий период. Он составляется нами, как правило, по итогам каждого календарного месяца и предоставляется клиенту для согласования в срок не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным. Это позволяет клиенту контролировать объем оказанных услуг, их содержание, качество, что в конечном итоге обусловливает стоимость конкретной услуги.
Кроме того, именно Акт является единственным надлежащим письменным первичным документом-доказательством, который подтверждает факт оказания соответствующих услуг и с точки зрения налогового учета является основанием и обоснованием понесенных расходов налогоплательщика, уменьшающих налогооблагаемую базу. Согласно подп. 14,15 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на юридические, информационные, консультационные услуги относятся к прочим расходам, связанным с производством (реализацией). Более подробно см. налоговые аспекты стоимости и оплаты наших услуг.
Особенно актуально составление Актов по договорам юридического обслуживания в течение длительного периода по заявкам (заданиям) клиента. По таким договорам клиенту оказывается широкий спектр услуг, объем которых изменяется во времени и необходимость в самих услугах определяется самим клиентом.
Акт об оказанных услугах по итогам месяца традиционно содержит следующую обязательную информацию:
1. Перечень оказанных услуг, их содержание или краткое описание;
2. Дату или период оказания соответствующей услуги в составе всего объема оказанных за месяц услуг;
3. Ф.И.О. специалистов, принимавших непосредственное участие в выполнении заданий клиента;
4. Стоимость конкретной услуги и общую стоимость оказанных услуг за календарный месяц.
5. Результат услуги и ее объективация (проект договора, письменное заключение, предоставление информации в электронной форме и т.д.);
6. Реквизиты и сроки оплаты оказанных услуг;
7. Извещение клиента о применении нашей фирмой упрощенной системы налогообложения, что обусловливает отсутствие НДС в цене наших услуг.
Акт об оказанных услугах клиенту для подписания предоставляется всегда в письменной форме в двух экземпляра, подписанных с нашей стороны. Акт доставляется клиенту различными способами в зависимости от его пожеланий и объективных факторов (например, удаленность): курьером, нарочным, непосредственно в нашем офисе, заказным письмом, по факсимильной связи или посредством электронной почты с последующим предоставлением оригинала Акта.
К подписанию Акта клиентом приравнивается его утверждение (согласие с ним) Заказчиком, выраженное в любой форме (одностороннее подписание; конклюдентные действия, например, факт полной оплаты услуг, зафиксированных в Акте; согласие, выраженное в переписке и т.д.). Кроме того, в случае, если со стороны клиента в разумные сроки (как правило, в течение 7-10 дней с момента получения Акта) не поступило письменных мотивированных возражений и претензий по объему, качеству и стоимости оказанных услуг, последние считаются принятыми Заказчиком без замечаний и подлежат оплате в полном объеме.
Правила согласования Актов об оказанных услугах всегда отражается в договорах, заключаемых с клиентами, и полностью корреспондируют положениям ст. 438 ГК РФ. Как показывает наш опыт и прямо отмечается (одобряется) нашими клиентами, это придает взаимному сотрудничеству стабильность, предсказуемость и исключает возникновение искусственных споров.
При наличии у клиента возражений по Акту об оказанных услугах он должен представить нам свои письменные мотивированные и правомерные возражения относительно стоимости соответствующих услуг и претензии по качеству оказанных услуг, если таковые имеются, в срок до 10 числа месяца, следующего за оплачиваемым.
Если клиент по качеству услуг и их стоимости имеет обоснованные и правомерные возражения и претензии, наша фирма обязуется в бесспорном порядке уменьшить стоимость конкретной оказанной услуги благодаря механизму, который описывается далее.